【履歴書をメールで送る際のマナー5つ】フォーマットの作り方やアドレスの注意点など大公開～送信する時に使える例文あり～
履歴書をメール送信する時のマナーとポイント 履歴書をメールで送信する場合には、さまざまなマナーがあります。 履歴書は手書きで作成し、企業に郵送することが主流ではありましたが、現在ではメールを使って履歴書の送信を求める企業も増えています。 履歴書をメールで送信するためには、パソコンで履歴書を作成し、それをメールで送信しなければなりません。 手書きの履歴書に慣れている人は、パソコンで作成するのも大変ですが、そこからさらにメールの送信マナーもありますので注意が必要です。 履歴書のメール送信は、ただファイルを添付して送ればいいものではありません。 送信時には、さまざまなマナーやポイントがありますので、それらを踏まえて正しく履歴書を企業に送信していきましょう。 自己分析をして、本番に備えよう 選考を突破するには、ビジネスマナーを把握するだけでなく、自分の強みを本番で上手くアピールしなければなりません。 そのためには自己分析をして、あなた自身の強み・弱みを正確に把握しておく必要があります。 でも、そんな時間がとれない人も多いはず。 そこで、自己分析ツールのを活用してみましょう。 My analyticsを使えば、 36の質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを正確に把握できます My analyticsでサクッと自己分析をして、選考を有利に進めましょう。 履歴書をメール送信する時のマナー 履歴書をメールで送信する場合には、さまざまなマナーがありますが、まずは基本的なポイントを知っておきましょう。 メールの送信マナーが守れていなければ、履歴書の内容がよかったとしてもマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。 また場合によってはメールが読まれない危険性もあります。 メールの送信マナーは印象よく履歴書を提出するだけではなく、企業にきちんと提出するためにも大切なことです。 正しいマナーを知って、履歴書を正確にメールで送信しましょう。 件名は長々と記載しない 履歴書をメールで送信する場合は、件名から工夫することが大切です。 件名は簡潔で分かりやすいものにすることが大切ですので、一目見ただけで要件が分かるものに設定しましょう。 「履歴書のご送付」や「応募書類のご送付」などにすると分かりやすくてよいです。 件名の後に自身の大学名や氏名を付け足しても構いません。 企業には毎日大量のメールが届きますし、メールチェックは大変な作業です。 しっかりとチェックしていても、見落としが起きてしまう可能性もあります。 一目で内容が分かる件名にするのは相手の見落としを防ぐためでもありますので、必ず要件を簡潔にまとめた件名で送信しましょう。 履歴書や応募書類などの言葉を含めると見落としの確率も下がりますので、それらの言葉をいれることもポイントです。 ファイル名が分かりにくいものであれば、履歴書の送信を装ったウイルスメールなのではないかと思われる可能性があります。 ファイル名次第では削除されてしまう危険性もありますので、必ず分かりやすい名前を心がけましょう。 履歴書ファイルにパスワードを設定する 履歴書をメールで送信する場合には、添付するファイルにパスワードを設定しておくことも大切です。 パスワードを設定する方法はさまざまで、WordやExcelであれば名前を付けて保存の際に暗号化のボタンが表示されます。 それをクリックすれば、パスワードを設定することが可能です。 他には暗号化のフリーソフトなどを使う方法もありますが、Wordなどの機能を使う方が手軽でおすすめです。 パスワードを設定しておくことで、個人情報の保護にもなりますし、誤送信した場合でも被害が少なくて済みます。 またパスワードを設定していれば、企業がセキュリティ管理能力を判断できるなどのメリットもあります。 情報社会においてセキュリティ管理能力は大切ですので、しっかりアピールして好印象を獲得しましょう。 メールの記載事項 企業にメールを送る際には、宛先、挨拶、本文、締めの言葉を入れるのがマナーです。 履歴書を送る旨を分かりやすく簡潔に伝えましょう。 社会人になってからもメールを送る機会は多いため、メールの書き方や送り方のマナーを身に付けておくと今後も役立ちます。 メールを書き終えた後は、記載事項に漏れがないか、誤字脱字がないか、正しい言葉遣いになっているかなど、もう一度目を通し確認してから送信するようにしましょう。 宛先 メール本文の最初には宛名を書きます。 会社名、部署名、役職、フルネーム、敬称を略さずに記載してください。 株式会社を（株）とするのもNGです。 敬称は「様」を使うのが一般的です。 「〇〇株式会社 人事部 部長 〇〇様」となりますが、担当者が不明の時は「採用ご担当者様」とすれば問題ありません。 役職に様をつけて「〇〇部長様」と書くのは間違いですので注意しましょう。 担当者を指定せずに、企業や部署に向けてメールを出す場合は「〇〇部 御中」とします。 「様」と「御中」は混同しやすいですが、併用することはありませんので、気を付けて使うようにしてください。 宛名を間違えると失礼になりますので、企業名や部署名、相手の氏名などは漢字を含め誤字脱字がないかしっかり確認してから、メールを送信しましょう。 挨拶・本文・締め メール本文は挨拶から始めます。 初めてメールを送る場合は「初めまして」として、2回目以降は「お世話になっております。 」で書き出すのが一般的です。 手紙の場合「拝啓 早春の候、貴社ますますご繫栄のことと喜び申し上げます」など、時候の挨拶文を書きますが、ビジネスメールでは必要ありません。 挨拶のあとに自分の名前、本文と続けます。 本文はなるべく簡潔に、分かりやすく用件を伝えるように心がけましょう。 添付ファイルで履歴書を送る旨を書いたら、締めの文面として「ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。 」など、忙しいなかで履歴書を確認してくれることに対して、感謝の言葉を添えられると好印象です。 xxxx xmail. com ———————————————— ビジネスメールを送る際には、署名をつけるのがマナーです。 署名があることで、そのメールがどこの誰から来たのかが分かるようになります。 履歴書にも氏名は記載されていますが、採用担当者は多くの学生からのメールが届くことになるため、署名が記載されている方が親切といえるでしょう。 署名には、「大学名・学部・学科・学年・氏名・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス」を記載するようにしてください。 珍しい苗字や読み方が難しい名前の場合は、ふりがなをつけておくとよいでしょう。 先ほど送付した履歴書のパスワードをご連絡致します。 xxxx xmail. com ———————————————— 実際の履歴書送付のメールを見ながら、それぞれのポイントについて確認していきましょう。 件名はすぐに要件が分かるものにし、宛名は株式会社から略さずに全て記すことが大切です。 いきなり本題を切り出すのでなく、あいさつ文のあとに本文を入れるようにしましょう。 最初にあいさつ文を入れることはビシネスマナーといえますので、就活生のうちに覚えておけば就職後も役に立ちます。 要件を簡潔に伝え、履歴書のデータにパスワードを設定している場合はその点についても伝えるようにしましょう。 合わせて、次のメールでパスワードを送ることも明記します。 一つのメールでパスワードを知らせてしまっては意味がありませんので、必ず別のメールで送りましょう。 また、パスワードを次のメールで知らせることを伝えていないと、パスワードを明記したメールを見落とされる場合がありますので注意が必要です。 メールを送る際の注意点 ここまでで、メールを企業に送る際のマナーやポイントについて解説してきました。 ここからは注意点についてお伝えしていきます。 採用担当者は日々多くの学生と面接や面談、メールのやりとりなどもしています。 そのため、学生一人一人の顔と名前までは一致していないのが実情です。 そのため、採用担当者とのメールのやりとりは、そっくりそのままあなたの印象となってしまうといっても過言ではありません。 よい印象になるのも、悪い印象になるのもメール一通次第ということです。 よい印象を獲得するためにも、メールを送信する前に注意点を押さえておきましょう。 添付ミスに気を付ける 実は意外と見落としがちなのが、履歴書データの添付ミスです。 本文は非常に丁寧に書いているのに、肝心のファイルが添付できていなかったということは実はよくあります。 「そんなミスするわけがない」と思われてしまうかもしれませんが、件名や宛先、そして本文を一生懸命書いて、誤字脱字などの確認を何度もして満足してしまい、肝心のファイルを添付し忘れてしまうのです。 採用担当者からすれば、「ファイルご確認ください。 」と本文に書いてあるにもかかわらず何も添付されていなかったら、今度は「そのファイルがちゃんとメールに添付されているかどうか」の確認のメールを送らなければならず、非常に手間になります。 最後まで気を抜かず、添付ミスに気をつけましょう。 作成した履歴書は「PDF形式」にファイル変換 履歴書データを送信するときに企業からファイル形式の指定がない場合は、基本的にはPDF形式に変換して送信しましょう。 PDFファイルは印刷画面のデータであり、そのまますぐに印刷することができます。 印刷しやすい形式にして送付することで好印象を得やすいため、PDFにして送ることを覚えておきましょう。 PDF形式を使用するメリットとしては、内容の変更ができない点にあります。 PDF形式は編集することができませんので、履歴書の内容を消去してしまう、書き換えてしまうなどの事故を防ぐことができます。 内容を変更することができないPDFで送ることで履歴書の内容を守ることができますので、安全性を考慮する意味でもPDF形式を使用しましょう。 メールは営業時間内に送信する 履歴書をメールで送信するときには、送る時間帯にも注意が必要です。 メールは自分の都合のいいタイミングで送ることがでるため便利なものですが、企業の営業時間内に送信するのがマナーです。 たとえメールであっても、深夜帯などの非常識な時間に送信してしまうとマイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので、よく注意しましょう。 営業時間に送信することが基本ですが、分単位で厳密に考える必要はありません。 多少のずれは問題ありませんので、送信を忘れそうなのであれば就業前や終業後などの時間に送ってもいいでしょう。 企業の人も必ずしも定時に帰っているわけではありませんので、確認してもらえる可能性もありますが、基本的には営業時間内に送信することが大切です。 大学指定のメールアドレスを使用する 就活は使用するメールアドレスにも気をつける必要がありますので、基本的にはフリーメールはおすすめしません。 フリーメールの場合は、相手先で迷惑メールフォルダに分類される恐れもあるため、なるべく避けるようにしましょう。 大学などのアドレスがあれば、それを利用するのがおすすめです。 大学のアドレスはドメイン名も信用度の高いものですし、迷惑メールと分類されることはまずありません。 特にこだわりがないなら、大学指定のアドレスを使いましょう。 また、フリーメールであってもGmailやYahooメールなどは信用度も高いため、使用しても問題ない場合があります。 どのドメインを使う場合でも、アドレス名はシンプルなものにし、就活で使っても問題ないものにしておきましょう。 コロナ自粛中に、自己分析をやり直そう コロナウイルスで就活も自粛の傾向になり、選考が進まず、不安になっていませんか？ そんな時は、を活用して、自己分析をやり直しておきましょう。 コロナで就活が自粛中の今こそ、自己分析を通して、自分の本当の長所・短所を理解し、コロナ自粛が解けた後の就活に備えましょう。 メールを送る際の最終チェックリスト• ・送り先のメールアドレスに間違いはないか ・宛名の会社名、部署名、担当者名の漢字などは合っているか ・本文に誤字脱字がないか ・履歴書の添付は忘れていないか ・改行や段落分けが適度にされているか ・文字サイズやフォントは統一されているか ・敬語・言葉遣いは間違っていないか• メールアドレスが間違っていると相手に届かないため、必ず送信前に確認しましょう。 宛名が正しく書かれているか、誤字脱字がないか、言葉遣いは間違っていないかなど、メールを書き終えたら最初から読み返して、送信前に念入りにチェックしてください。 また、改行がないと読みづらい文章になりますので、2～3文ごとに次の段落になるように作成しましょう。 文字サイズやフォント、添付ファイルなどはつい確認し忘れてしまう項目です。 細かいポイントですが注意しましょう。 履歴書をメール送信する際はマナーをしっかり守ろう 一昔前までは、履歴書は手書きで送信することが主流でした。 現在では、メールでの送信を求める企業も多くなっています。 全ての企業がメールでの提出を求めているわけではありませんが、その数は増加傾向にあります。 履歴書をメールで送信する場合のマナーを知っておくことも大切です。 履歴書の内容がよくても、送信のマナーができていなければマイナスの評価となってしまう可能性があります。 マナーで減点されるのは勿体ないですので、正しいマナーを身に付けておきましょう。 マナーを身に付けておけば減点されないだけではなく、プラスの評価の対象にもなります。 履歴書をメールで送信する場合は、マナーをしっかり守り好印象を獲得していきましょう。 36の質問で、あなたの強み・適職を診断 就活は自己分析が必須！…ただ、やり方がわからず、悩んでいる人も多いはず。 そんな時は、自己分析ツール「My anaytics」を活用しましょう。 36の質問に答えるだけであなたの強み・適職が診断できます。 My analyticsを活用して、サクッと自己分析を終わらせ、内定を勝ち取りましょう。 監修者プロフィール.
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