電話 対応 折り返し。 折り返し電話で何て言う？電話対応の正しい言葉遣いやマナーについて解説

あなたのビジネスマナーは大丈夫？折り返し電話のコツ！

採用を行う企業の多くは、応募者から提出された応募書類など、限られた判断材料で選考を進めています。 そのため応募者の電話対応から受ける印象は、選考に大きな影響を与えている可能性があります。 そこでなるべく好印象を与えるためにも、正しい電話のマナーを覚えておきましょう。 「新卒の就職活動の時に覚えた」「今も仕事で電話しているから大丈夫」など安心せず、ビジネスマナーの基本だからこそ、しっかり確認しておきましょう！ ＜INDEX＞• 電話前には準備が必要 理想とされる電話の対応は、マナーをわきまえ、堂々としている印象を与えることです。 電話中に慌てることがないように準備、場所、タイミングの3点を意識しましょう。 【準備】 どのような用件で電話を掛けるかにもよりますが、すぐ手の届く場所に• 求人広告など、電話を掛ける企業の情報が分かる資料• 電話で話したい用件をまとめたメモ• スケジュール帳• 筆記用具 を置いておいたほうが良いでしょう。 あらかじめ用件をまとめてメモしておくことで聞き漏らしを防ぎ、スムーズに話を進められます。 【場所】 緊急の場合を除き、雑音などが入らない電波の良い場所で電話を掛けるようにします。 せっかく電話を掛けたにもかかわらず、大事なポイントを聞き漏らしてしまっては意味がありません。 また、雑音が多かったり、電話越しに周りの声が届いては相手に不快な思いをさせてしまいかねません。 落ち着いて話せる場所を選びましょう。 【タイミング】 相手方から希望の時間を伝えられていないならば、始業直後や昼休憩、終業前を避けた時間帯（相手方の勤務時間にもよりますが、9時や10時始業の企業が多いので午前中なら10時30分ごろから、午後なら14時から16時までの間など）に電話を掛けるのが良いでしょう。 電話は緊張してしまう！ 心掛けるべきことは？ 就職・転職を希望している企業への電話となると、普段冷静な人であっても緊張するものです。 「うまく話そう」と意気込むのではなく、まずは早口にならず、ハキハキと話すことを心掛けると良いでしょう。 ハキハキと話すためのポイントは、電話越しであっても背筋を伸ばして正しい姿勢を保つこと。 電話の相手に自分の姿勢は見えないと気を抜くのではなく、姿勢から礼節を保ち、ゆっくり話すようにしましょう。 落ち着いて、堂々とした印象をアピールすることができれば、「忙しい時やトラブルにも冷静に対応してくれるだろう」との期待が高まるかもしれません。 電話を掛ける時の基本手順・例文 【STEP. 1】自分の名前を名乗る まずは自分の名前を名乗りましょう。 「留守番電話の件、確認いたしました。 ご連絡ありがとうございます」 と伝え、その後は通常の電話の掛け方と同じ流れになります。 質問や日程調整、辞退など用件別の例文 では、今度は細かく用件別に例文を見ていきましょう。 電話での応募・質問を受け付けていない場合に電話してしまうと、迷惑に思う担当者もいるので、まずは求人情報に記載されている応募手順などを確認すること、また求人情報の中にメールアドレスが記載されていたり、求人サイトなどの場合「質問フォーム」などが設けられていることが多いので、まずはそちらから問い合わせをしてみると良いでしょう。 もし電話で応募・質問が可能な場合は、以下を参考にしてください。 電話で応募をする場合 熱意を感じてもらえるように意識しましょう。 電話で応募することになっている場合には、採用担当者も電話で応募者の人となりを感じたいと思っているはずです。 「ありがとうございます。 今回は、こちらからお電話させていただきたく思います。 申し訳ありませんが、ご都合のよろしい時間帯を教えていただけますか？」 と丁寧に尋ねましょう。 まとめ 電話のやり取りは、就職・転職においては非常に重要です。 顔が見えないため受け答え次第では「マナーがなっていない」と思われ、評価を下げてしまう可能性もあります。 逆に言えば、電話を通じてビジネスマナーがしっかり身に付いていることや、誠実な態度を示すことができ、好印象を残すこともできます。 社会人にとって電話のマナーは重要です。 一度覚えれば就職・転職してからも無駄になることはなく、必ず役立つので、しっかりマスターしておきましょう！ マイナビ転職 編集部 あした転機になあれ。 豊富な転職・求人情報と転職ノウハウであなたの転職活動を支援する【マイナビ転職】。 毎週火・金更新であなたの希望の職種や勤務地、業種などの条件から検索することができます。

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【電話対応】担当者が不在の場合は？戻る時間がわからない時の言い方・例文

【電話対応の基本】掛け方・受け方・折り返し方…転職活動のシーン別トーク例 「お忙しいところ失礼いたします。 〇〇という求人サイトを見て電話しました〇〇と申します。 今、お電話よろしいでしょうか。 」 （相手が「どうぞ」と言ったら） 「〇〇の仕事に興味があり、ぜひ面接を受けさせていただきたいのですが、まだ募集していますか。 」 面接に進む前に確認したい募集要項がある場合 求人情報ではわからない募集要項があり、内容次第で、応募辞退に関わることがあれば、ここで聞いても良いでしょう。 なお、細かい労働条件の確認は、面接の場以降に直接確認しましょう。 面接の日程調整をする場合 電話での応募時、あるいは、Web応募後の連絡で、面接日程を電話でする場合も多くあります。 応募先から提案された日時で即OKの場合は、問題ありませんが、自分から都合の良い日程を伝える場合は、3日程度の候補を時間の幅をもって伝えるようにしましょう。 また、最後に、日程と担当者、場所など決まったことを復唱してから切るようにします。 【日程調整時に確認すると良い事】 ・日にちと開始時間 ・当日の場所（ビル名や階数） ・当日、誰宛てに尋ねるか ・当日の持ち物、およその時間（適正テストがあるかを間接的にわかる） ・面接前に提出する書類があるか.

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【電話の折り返し】今すぐ使える言葉・マナーを紹介

仕事中に自分宛の電話がかかってきたときに、タイミングが悪く出られないことはしばしばあります。 電話に出られなかったときには折り返し電話をかけることもありますが、そんなときにはどんなことに気を付ければ良いのか、折り返し電話のマナーについて確認していきましょう。 電話がかかってきたときの折り返し時にしてはいけないこと 相手からの電話をとることができなかったといった状況は、仕事をしていればよくあることです。 会議中や打ち合わせの途中、移動中には出ることができません。 その場合は後で折り返し自分から連絡することになるでしょう。 このとき、メールだけを返信して電話をしないでいる、というのは基本的にはやってはいけません。 相手は用事があって電話をかけてきているわけですし、「折り返して電話する労力や電話料金さえも惜しんでいる」と思われてしまいかねません。 ただ、例外的に、「先日の件です。 メールだけ下さい」「電話をかけた後にメールでも同じ内容をお送りしました。 返信はメールでお願いします」などのように伝言を受けたり留守番電話に残されていたりする場合はこの限りではありません。 相手から「メールで」という指定が特にない限りは、必ず電話という形でかけなおしたほうが良いでしょう。 折り返し電話をかける時間帯 折り返し電話をかけるときは、タイミングに気を付ける必要があります。 ちょっと席を外していただけですとか、ちょうどほかの電話に出ていて出られなかったような場合には、すぐに折り返してもそれほど問題はありません。 けれど、電話を受けてから時間が経っている場合には、相手が電話を受けられるタイミングを配慮する必要があります。 たとえば昼休みの時間なら、相手は休憩中かもしれません。 自分は休憩していなかったとしても、一般的な会社では12時～13時の間は休憩時間ですから、その時間帯に折り返し電話をかけるのは避けた方が良いでしょう。 また、夕方遅くになってしまった場合には、急ぎの用件でなければ翌日に折り返すのが基本です。 終業間際は忙しいことが多いですし、終業後にかけると、もしつながっても先方の残業を増やしてしまうことにもなります。 翌日折り返すときにも、始業直後はバタバタしますから、10時30分くらいまでは待った方が良いでしょう。 折り返し電話のかけ方 折り返し電話をかけるときには、相手に失礼のないように、言葉遣いのマナーにも気を付けなければいけません。 知っている相手の場合には、「お世話になっております。 先ほどはお電話に出ることができず、申し訳ありませんでした。 」と、自分の名前をきちんと名乗ったうえで、電話に出られなかったことを謝りましょう。 そのうえで、ご用件を伺います。 電話をかけてきた相手が知らない人ということもあります。 先ほどは、お電話を頂きましたのに、出ることができずに申し訳ありませんでした。 今お時間はよろしいでしょうか。 （「大丈夫」という返事をうけて）ありがとうございます、ご用件を伺いますが……」と、切り出すと良いでしょう。 伝言が残されていたときの折り返しのマナー 会社宛てにかかってきた電話の場合、とれなかったあなたに変わり、同僚や先輩、部下などが相手の名前や会社名、場合によっては簡単な内容を聞いてくれている場合があります。 この場合、相手の用件の内容がある程度把握できます。 折り返しの電話をする前に、きちんと必要な資料をそろえておきましょう。 「相手の電話に出られなかった」というだけで、相手の時間を無駄にさせていることになります。 電話口で、「あっ、ちょっと待って下さい、今資料を探します」などということにはならないようにしましょう。 特に、据え置き電話の場合は「電話で応対しながら片手で探すこと」もしづらいので注意が必要です。 折り返し電話をしたら相手が不在だった場合の対応法 電話をかけて相手が不在の場合には、折り返しこちらに電話してもらうべきか悩むかもしれませんが、急ぎの用件でなければ、自分からかけ直した方が良いでしょう。 特に、立場が上の相手やお客様にあたる相手の場合には、向こうに電話をかけさせるのは失礼にあたる場合があります。 かけ直す場合には、「では改めてかけ直させていただきます。 何時頃おかけしたら良いでしょうか？」と、相手が在席している時間を聞いておくようにしましょう。 ただし、急ぎの場合には、相手に折り返しの連絡を頼んだ方が安心です。 伝言し終わった後には、「恐れ入りますが、お名前を頂戴できますか？」と、電話口の相手の名前を聞いておきます。 電話口の相手もきちんと伝えなければという気持ちになりますし、後でトラブルが起きる可能性が低くなります。 留守番電話にメッセージを残す場合は、「お世話になっております。 お手すきの時に折り返しお電話をお願いします」というようにします。 留守番電話の録音メッセージにかけられる時間は30秒程度です。 そのため、内容は簡潔に。 お忙しいところ大変申し訳ございませんが、お時間のあるときに折り返しのお電話をいただけると幸いです」ということになるのでしょうが、これだけのメッセージを残すのはなかなか難しいと思われます。 そのため、• 自分はだれか• 何の用件か• どうしてほしいか をピンポイントで伝えます。 自分のいない間に電話がかかってきたことを知った際、「早くかけ直さなければ」と焦って折り返してしまうこともあると思います。 しかし、ビジネスの電話はマナーを守れていないと印象が悪くなってしまうこともあります。 相手に失礼のないよう配慮したうえで、折り返しの電話をするようにしましょう。

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