フロー シート 書き方。 業務マニュアルの作り方（8）業務フロー図をかく

フローチャートの書き方の基本ルール3カ条【構造例あり】

チャレンジシートとは？ チャレンジシートとは個人の目標設定シート チャレンジシートとは会社や団体などで主に実施されている目標設定シートで、社員個人で自分自身のキャリアプランを考えてもらい、目標を設定してゴールに向かう道のりを明確にするためのものです。 チャレンジシートの内容は会社などでも様々で、シンプルなものから細かく設定する必要があるものまで多岐にわたります。 面倒だと感じるかもしれませんが、個人でキャリアプランを考えるということは、自分自身の将来を設計するのに役立つだけでなく、会社などの組織にとっても個人の能力を伸ばしていくことができ、組織としても伸びることに役立ちます。 チャレンジシートとは基本はキャリアプランと目標と対策の3項目 チャレンジシート（目標設定シート）は会社などによっても内容は大きく異なりますが、基本として3つの項目に分類することができます。 まず1つ目は自分自身の将来設計をするキャリアプランの項目、2つ目にキャリアプランを実現するための目標、最後に目標を達成するための対策の3つです。 この3つをチャレンジシートに記入しておくことで、自分のなりたい将来やそれに向かってどのように努力していけば良いのかが明確になり、目標達成に向かって行動がしやすくなります。 下の記事ではチャレンジシートにも役立つ営業目標の設定例について紹介しています。 個人の目標からチーム目標の書き方までまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。 いきなり目標を決めようとすると、自分のキャリアプランとズレがあったり目標が自分のレベルに合っていない可能性が出てきます。 そのためしっかりと個人のキャリアプランを設計することが、何よりも大切です。 キャリアプランを設計する際のポイントとしては1ヶ月や半年後といった、比較的短い期間のキャリアプランではなく1年後、3年後といった長い期間で自分がどのようになりたいのかを考えるということです。 これはチャレンジシートが、将来の自分を明確にするために実施するためのものであるからです。 目標が多いとその分将来に向かって細かい道筋が考えられていると思われがちですが、多すぎる目標設定は途中で投げ出してしまう可能性があります。 個人がこなせる仕事量やタスクは限られています。 そのため多くの目標を設定しまうと、それぞれに使用するエネルギーが分散されてしまい、どれもが中途半端な努力に終わってしまいます。 目標は多くても3つまでに絞り、集中的に達成できるように努力することが大切です。 これは目標達成までにすることを明確にするだけでなく、目標が自分のレベルに見合っているのかを確認するのにも役立ちます。 この時しっかりと目標達成が自分にとって現実的に可能である内容にすることで、より目標達成の精度をあげることができます。 できるだけ1つの内容が細かくかつ具体的なものにすることで、現時点から何をすればいいかの迷いを解消することができます。 下の記事では、会社の目標や学校の標語などを作る際のポイントについて紹介しています。 スローガンの作り方についてもまとめているので、ぜひこちらの記事と合わせて参考にしてみてください。 事務職はいわば裏方的な周囲のサポートをする業務内容が多いため、そこに注目して目標設定することがおすすめです。 ・消耗品の管理と削減を行う• ・業務の統一化を図り効率を上げる• ・書類の管理及び整頓• 営業職などのノルマの設定されている職種は、具体的な金額や件数などを数量化や定量化することで目標達成までの行動や、結果の後追いがしやすくなります。 ・年間予算の達成• 技術職は営業職と比較すると、業務内容が数値化しにくいものが多く仕事内容も分野によって多く異なります。 そのため、技術職では数値化しにくいものは期日を定めたり、具体的な内容を記載するようにしましょう。 資格取得はキャリアプランにあった資格であれば、現在の業務と関係ないものでも構いませんが、ビジネスに関する資格を目標に設定しましょう。 ・秘書検定1級の資格取得• ・日商簿記3級の資格取得• 部下の育成を行っている場合には、育成目標を設定することで、育成業務の効率や精度を高めることができます。 ・部下のPDCA管理• ・基礎業務マニュアルの指導• ・提出レポートのチェック・管理• ・ビジネスマナーの指導 下の記事では、ビジネスでもプライベートにも役立つファイナンシャルプランナーの資格について紹介しています。 合格率や難易度、勉強時間についても紹介しているので、自分のスキル向上を目指している人はぜひチェックしてみてください。 チャレンジシートに書いた目標を達成する方法は？ チャレンジシート目標の達成｜定期的に確認する チャレンジシートに目標を書いただけでは、目標達成まで至らず中途半端になってしまう可能性があります。 大切なのは月1回程度チャレンジシートを見返し、それまでの行動や進行状況を把握し管理していくということです。 また、ただ見返すだけで終わるのではなく、1ヶ月の行動を振り返り反省点や現状進捗、自己評価を記入しましょう。 さらに提出後上司が確認し、評価コメントを記入し返却することで、自己と他者との評価の差を確認でき、より目標達成への効率があげることができます。 チャレンジシート目標の達成｜面談を行う 更に目標設定シートを活用し目標達成の効率を上げたいと考えている場合には、面談を定期的に行うことも大切です。 書面上では分からない個人の考えや意見を把握・管理を行い、達成までの道筋を明確にしていくことが可能です。 面談時間は長すぎると他の業務に支障が出たり、集中力も続かないため1人当たり10分以内の面談にとどめておくのがおすすめです。 また事前に面談日程を伝えておくと、個人で考える時間を作ることができます。 管理職に大切だといわれているマネジメント能力ですが、他の職種でもこのスキルがあると円滑に業務を行うのに役立ちます。 下の記事では、管理職に必要なスキルの向上させるやり方について紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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【業務フローの書き方】4つの具体例で理解する分岐の表現方法

業務フローとは まずは、業務フローの概要についてご説明します。 業務フローはなんのために使われるの？ 業務フローは「仕事の内容や手順を図で表したもの」です。 業務を視覚化することで、文章で手順を読むよりもわかりやすく、全体像を掴みやすいというメリットがあります。 適切に書かれたフローは業務の流れを直観的に理解しやすく、業務マニュアルや新人研修に使うのに効果的です。 担当者が業務を改善したり、他部署の業務について相互理解を深めたりするツールとしても有効です。 大規模なシステムにおいては、全体の機能を業務フローで表すことで保守性の向上につながります。 障害が発生して調査する場合など、ソースコードのみを調べると時間がかかりますが、業務フローがあれば問題を早く特定しやすくなります。 システムの機能拡張や業務内容の変更の際も、業務フローがあれば検討資料として役立ちます。 業務フローは仕事をより効率的にするために必要なツールと言えます。 業務フロー作成の目的を下記にまとめます。 業務の視覚化、標準化• 業務の問題の発見• 担当者および他部署間の業務の把握、相互理解• 業務の保守性、拡張性の向上 業務フローにはどんな種類があるの？ 業務フローにはさまざまな書き方がありますが、代表的な種類をご紹介します。 JIS（日本工業規格）X0121 情報処理用流れ図 一般的な業務フローで使われている記号は、JISで規格が定められています。 処理を表す記号の形や流れも決まっており、誰が見ても同じように処理やプロセスの内容を把握できます。 DFD データフロー図 データの入力元、出力先や格納先を視覚的に表す図で、システムの分析や設計段階で使われます。 業務フローのように処理を実行するタイミングや順序を表すのではなく、DFDではデータ処理の流れのみを図解します。 UMLアクティビティ図 元々はプログラムの処理の流れを表すフロー図のUML版として定められました。 システムの流れだけでなく、業務フローにも使用することができます。 BPMN ビジネスプロセスモデリング表記法 UMLアクティビティ図とよく似た図表を用います。 社内外の関係者が業務の実行に対して共通認識を持つことを目的とした、フローの表記法です。 業務フローと間違えやすい関連用語 業務フローと間違えやすい言葉を整理してみましょう。 フローチャート とは「流れ図」のことで、「物事の流れ＝プロセス」を図や矢印で表す方法のことです。 JIS 日本工業規格 で定められた記号を使うことで、フローチャートを見た人が同じようにそのプロセスを理解することができます。 主に情報処理の順序や工程を表すために使われますが、問題を解決するための手順や物事の進め方の整理などにもフローチャートは有効です。 仕事の流れを「フローチャート」で表し、視覚的に整理しているのが「業務フロー」というわけです。 プロセスマップ 業務フローは、ひとつの業務の流れを詳しく図解したものです。 対して、プロセスマップは組織内の全ての業務フローを関連付ける、全体の業務の階層を視覚的に表した図です。 プロセスマップ内のプロセスについて、正しく詳細に書かれた手順が業務フローです。 プロセスマップを見て、業務フローの作成漏れがないかチェックできます。 業務フローの使用例 業務フローは実際にどのように使われているのか、例を挙げながらご説明します。 どんな業種・職種で使われているの？ システム設計で使われるイメージが強い業務フローですが、あらゆる業種・職種で使うことができます。 下記にいくつか例をあげてみます。 金融機関 リテール事務の業務フローを作成することで事務処理の均一化を図る。 不動産会社 賃貸契約業務において営業と事務の各業務フローを作成し、担当者同士の相互理解を図る。 製造業 広範囲な生産管理業務において、業務フローを作成して問題点を洗い出し業務改善につなげる。 医療現場 救急患者受付の業務フローを作成し、緊急時の対応に不備がないか確認する。 学校事務 学生が受講する授業の登録手順を業務フローで作成し、学生からの問い合わせ軽減につなげる。 業務フローの使い方は組織によってさまざまですが、仕事の流れを視覚化し、業務の内容をわかりやすくすることで、業務の改善や効率化につながります。 業務フローの例を見てみよう ここで、簡単な業務フローの例を見てみましょう。 この図は、猫カフェに入店してから退店するまでの業務フローの例です。 「猫じゃらしを借りる、追加料金支払い」など細かい行動や処理は省略しています。 お客さんと店員さんは、 スイムレーンで左右に分けています。 役割でレーンを分割するのも業務フローの特徴です。 『入店』と『退店』と書いてある、角が丸い図形を見てください。 これは「開始」と「終了」を表す記号です。 業務フローには必ず開始地点と終了地点があります。 次に『初入店』と書いてある、ひし型の図形を見てください。 右と下に『Yes』『No』の矢印が伸びています。 これは「初入店ですか？Yesなら右 入店説明 へ、Noなら下 入店料の支払い へ」という意味で「判断」や「分岐」を表す記号です。 『入店料の支払い』などに使われている普通の長方形は「行動」や「処理」を表す記号です。 図形がお客さん側のレーンに配置されていれば、お客さんがとるべき行動、店員さん側のレーンに配置されていれば店員さんがすべき行動となります。 少し下へ行き、『時間延長』のひし型の図形を見てください。 『Yes』を選んだ場合は『猫と遊ぶ』の前の矢印に戻っています。 これは「繰り返し処理」を表す記号です。 『No』を選択するまではずっと猫と遊び続けるということです。 ざっくりと説明しましたが、このように意味のある記号を正しい流れでつなげていくことで業務フローが完成します。 これらの記号は最低限覚えておこう 業務フローを書く時に覚えておくと便利な記号をご紹介します。 作業・行動・処理 猫カフェの業務フロー例で「入店料の支払い」を含め、一番多く配置されていた 長方形の図形です。 業務フローで最も使われる記号で、一般的な処理や作業を表します。 例：「書類の作成」「入金確認」「請求書の送付」など 条件分岐 猫カフェの業務フロー例では「初入店？」「時間延長」で使われた、 ひし形の図形です。 図のように繰り返し処理が含まれる場合や、次の処理・行動が分岐する場合があります。 書類・帳票 作業に伴って発生する書類や帳票を表す記号です。 猫カフェの業務フロー例では「ポイントカード」が該当し、一般的には作業・処理の記号に重ねて配置します。 接続 業務フローが長くなり複数ページになる場合、この記号の中にページ番号を記載して使います。 別の業務へリンクさせる場合には、記号の中にリンク先の業務名を記載します。 サブプロセス 大規模な業務フローなどで、処理を別の業務フローに分けて書くときに使います。 1枚の業務フローに無理にまとめようとすると、見づらくなるので、この記号を有効活用しましょう。 データベース・システム 処理や作業の結果、データがシステム上に保存されることを表しています。 業務システムに入力したり、データをファイル出力したりする場合にもこの記号が使われます。 業務フローの書き方 ここでは、業務フローを書く手順についてご説明します。 業務フローを書く前にすることは？ 業務フローを作る際に、いきなり記号を描くのは無謀です。 作成前に下記の手順でしっかり準備することが、効率的な業務フロー作成への近道となります。 準備1. 作成する目的を決める これから作ろうとしている業務フローは、自分の覚書として使う予定ですか？引継ぎ用のマニュアルに加える予定ですか？クライアントに業務を説明するためのものですか？ 最初に、その業務フローは誰に示すものなのかを明確にしましょう。 次に、現在の業務に忠実なフローを書くのか、業務改善のために理想とするフローを書くのか、業務フローを作成する目的を明確にしましょう。 業務フロー作成の目的がはっきりすることで、どのくらい詳細な業務フローが必要かを正しく判断できます。 準備2. 担当者や部署を洗い出す その業務に関わる担当者や部署、クライアントなど全ての関係者を洗い出します。 ここで洗い出した関係者は、必要に応じて業務フローのスイムレーンに追加します。 準備3. タスク 作業 を洗い出す 関係者にヒアリングを行い、その業務の手順やタスク 作業、処理など を洗い出します。 開始や終了のタイミング、判断が必要な場合の情報など、すべてのタスクを細かくリストアップします。 準備4. タスクの分類 準備3で洗い出したタスクを、業務フローに記載する必要があるタスクと、記載する必要のないタスクに分けます。 準備5. タスクを時系列で並べかえる 「業務フローに記載が必要」と分類されたタスクを、業務の流れと照らし合わせて時系列に並びかえます。 実際に業務フローを書いてみよう 猫カフェの業務フロー例を参考にしながら、実際に業務フローを書く手順を追ってみましょう。 スイムレーンを作成 業務フローに必要な関係者をスイムレーンに設定します。 この例では「お客さん」と「店員さん」になります。 タスクの記号を配置 準備段階で時系列に並べたタスクを、関係者別に配置します。 この例では、左側にお客さんのタスク、右側に店員さんのタスクに該当する図形記号が配置されています。 矢印を追加 タスクの流れを確認しながら、矢印記号を正しい方向へ配置します。 書類の記号を追加 タスクに付随する書類や帳票がある場合は、図形記号に重ねて配置します。 この例では、店員さん側の「入店説明 ポイントカード発行」のタスクに「ポイントカード」を重ねました。 正しい業務フローになっているか検証 完成した業務フローを見ながらタスクに漏れがないか、分岐や繰り返し処理などの記号が正しく配置されているかなどを確認します。 実際に関係者と一緒に検証し、不備があれば修正して完成させます。 より良い業務フローを書くためのポイント この記事で述べてきた方法で簡単な業務フローを書くことはできますが、実際に仕上がりを見ると「フローが見づらい！わかりにくい！」という場合があります。 原因はさまざまですが、矢印が絡み合っていたり、記号の数が多かったりすると、全体の流れが複雑に見えてフローを正確に把握しづらくなります。 担当者以外が見ても業務の流れを正しく理解できるように、以下の点に気をつけてシンプルな業務フローを作成するよう心がけましょう。 開始と終了を明確にする 開始時点で担当者や部署が複数設定されていると、全体の流れがわかりにくくなります。 開始や終了は1つに絞って明確にしましょう。 正しい時系列で適切な記号を配置する 図形記号は必ず時系列で配置します。 レーンごとに時系列ズレが生じているフローはとても見づらいので、必ず揃えるようにしましょう。 矢印などの接続線はわかりやすくつなげる 矢印記号が交差したり、不要な場所につながっていたりすると、業務の流れがわかりにくく混乱します。 意思決定は「条件分岐」を使って流れを明確にする 「条件分岐」の記号を使わず、処理の記号を複数使って意思決定を表す場合がありますが、記号の数が増えてフローが見づらくなります。 記号の数を最低限にとどめる 業務フローの規模や内容にもよりますが、目安として「1枚のシートに図形記号を15個程度まで」なら、すっきりして見やすいフローになります。 猫カフェの業務フロー例では図形記号を12個配置しています。 フローのシンプルさもありますが、見た目に複雑さを感じることはありません。 見やすさを心がけることで、業務フローの目的も達成できるのです。 誰が見ても明確な業務フローを作ろう 業務にたずさわる人であれば、誰でも業務フローを見たり書いたりする機会があります。 ですが、業務フローを見ても流れがわかりづらかったり、内容が間違ったりしていると、業務フローの目的から大きくはずれてしまいます。 誰が見てもすぐに理解できる業務フローを作るために、下記の手順をしっかり頭に入れておきましょう。 業務フロー作成の目的を明確にする• 業務の担当者や部署を明確にする• 業務のタスク 作業、処理、行動など を洗い出す• 業務のタスクを分類する• 業務のタスクを時系列に並べ替える• 適切な図形・矢印記号を配置して、業務フローを書く• 完成した業務フローが正しいか検証・修正する シンプルでわかりやすい業務フローを作っておくと、業務に変更があった時などにアップデートするのも簡単です。 誰が見てもわかりやすく、自分も使いやすい業務フローを作るよう心がけましょう。

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業務フローで仕事の流れを視覚化する！具体的な書き方と使用例を紹介

何かシステムに入力する場合は、円筒の図形を使います。 この図形は、無理に使わなくても大丈夫です。 これらの図形をつないでいって、業務フローが完成します。 説明としてはこれで終了です。 これでもう十分という方は、エクセルファイルをダウンロードして実際に使ってみて下さい！ まだ良く分からないという方は、実際の使用例を見てみて下さいね。 使用例１：ブログ記事作成フロー 今、読んでいただいているこのブログも、最初の頃は思いつきで記事を書いていました。 ただ、せっかく記事を書いてもあまり読まれないと寂しいので・・・試行錯誤を繰り返して、現在（2016年5月）はこのような流れで、私は記事を作っています。 業務フローを作ると、一度考えたことが形に残るので、次からもう一段階深い考えが浮かんでくるという効果もあります。 記事作成開始 検索ボリュームの確認 書こうと思った記事の内容に、需要があるかを調べます。 グーグルのキーワードプランナーというツールで月間の検索回数が調べられるので、「月間の検索回数が500以上あれば書き始める」という、個人的なルールにしています。 一生懸命書いても、読まれなければ寂しいので・・・です。 マーケットリサーチの過程ですね。 検索回数が500以下の場合は、記事案をこねくって、別のキーワードとまとめられないかとか、キーワードを変更してみたりで、500以上いくか検討してみます。 それでも500以上行かない場合は、また記事案の作成に戻ります。 ただ、どうしても書きたい内容の場合は、検索回数を調べずに書き始めています。 （などは、検索回数を調べずに書き始めました。 そういう記事の方が、オリジナリティがあって良い記事になりやすいんですけどね。 ） ＊2016年10月追記：この記事を書いた時点から試行錯誤して、検索回数100以上で記事を書くようにしています。 少しのニーズでも、読んでいただいた方にピンポイントで役立つ記事を書きたいので。 本稿とは直接関係ない情報ですが、一応追記しておきます。 グーグル検索で記事を確認 全体図 こんな感じで、業務フローができました。 頭の中で、「検索ボリューム確認しなくちゃ」とか、「今どういう記事があるんだろう？」とか考えているよりも、こうしてフローチャートの形にしてみると、頭の中が整理されませんか？ 頭の中にあることを、業務フローという形に「見える化」することで、仕事の順番がはっきりして、抜けモレが減ります。 他の人からも、「あの人何をやってるんだろう？」というのが分かりやすくなり、仕事を分担して取り組むことができるようになります。 急に病気になって休んでも、仕事が止まるということも減ります。 自分としては分かり切っている業務でも、一度業務フローを書いてみることをおススメします。 （からコメントをいただきまして、セールストークもフローを書いたら成約率が上がるらしいです＾＾） 使用例2：受注～出荷フロー もう少し大がかりな、部署をまたぐフローはこんな感じです。 どこまで細かく書くかは、その時の必要に応じて書きます。 Column '幅100、高さ40の角丸図形を作る With ActiveSheet. Shapes. AddShape msoShapeRoundedRectangle, 0, 0, 100, 40 With. TextFrame. TextFrame. Characters. Font. Top. Left End With ActiveSheet. Shapes. AddConnector msoConnectorElbow, 0, 0, 40, 40. Select Selection. ShapeRange. Line. ShapeRange. Line. ShapeRange. ShapeRange. それぞれの図形で、ちょっとずつコードが違うので、図形の大きさとフォントサイズを指定している部分を探してみて下さいね。 まとめ 業務フローを作ることで、• 頭の中が整理される• 考えることが減り、作業に集中できる• 仕事の順番がはっきりし、抜けモレが減る• 「見える化」により、他人にも業務が分かるようになる• 仕事を分担したり、急な休みにも対応できるようになる• 共通認識をすることで、仕事がスムーズに回る• 考えたことが形に残り、さらに深いことを考えることができる という効果があります。 ぜひ、手が空いた時にでも作ってみて下さいね！.

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