テレワーク やり方。 テレワーク

テレワークの効果と目的・環境の整え方とやり方【クリエイターは必須】

記事の内容• Microsoft Teamsでできること teamsって何ができるの？と疑問に思っている方へ、teamsの主な役割をお伝えします。 まず、特定の目的をもったチームで、業務などを効率的に進めることができます。 同様のアプリはすでに多く公開され、利用者が多く人気があるものも少なくありません。 その中でMicrosoft Teamsの一番の強みは、 「Microsoft Officeユーザー向けの機能が豊富にあり、シームレスで利用できること」があげられます。 そのためMicrosoft Teamsの使い方を覚えれば、ExcelやWordといった普段使い慣れているツールを利用しながら、今まで以上により効率的に業務を進行できますし、コミュニケーションをスムーズにするためのツールについて初心者であったとしても、安心して利用できるでしょう。 もちろん、他のアプリからの乗り換えの方も同様です。 ちなみに、Microsoft Teamsが含まれるOffice365のプランは以下の通りです。 【個人利用可能】 【エンタープライズ向け】 それでは、以下でMicrosoft Teamsの機能を詳しく見ていきましょう。 利用中のMicrosoft Officeアプリがそのまま活用できる Teamsでは、「Word、Excel、PowerPoint、OneNote Online アプリを Teams の中で使用」できます。 主要なOfficeアプリで作成したファイルを、チームメンバーが共同で編集できる機能はMicrosoft Teamsの最大の特徴といえるでしょう。 操作方法がとても簡単なので、一度使うと手離せなくなりそうです。 チーム間のグループチャットでコミュニケーションが円滑になる 手軽で便利なビジネスチャットも多く公開されていますが、 Microsoft Teamsの強みはビデオ通話にもありそうです。 Microsoft 社が提供しているSkype（Skype for Business） の安定した機能と、簡単に連携できるのは便利ですね。 テキストチャットの内容とともに、ビデオ通話でコミュニケーションした会話の積み重ねを、履歴として利用できるようになっています。 さらに、背景を隠す機能もあります。 もしテレワークの際に急なビデオ会議などが入ってしまったときには、この機能で自室の背景を誤魔化すことができるので急いで片づけをする必要がないかもしれませんね！ 5月までには背景隠しのみではなく、バーチャルで背景を変えられる機能も搭載するようです。 チームワークをより効率化できる 上記でご紹介したファイル共有による共同作業と、コミュニケーション方法の改善により、業務などの効率化につながります。 必要なものを取り入れてチームにとって、進めやすい仕組みをカスタマイズできるようになります。 Microsoft Teamsの使い方 つぎに Microsoft Teams の基本的な使い方の説明をします。 チームの作成 共同作業をする場所と参加メンバーを設定できます。 まず画面左にある「チーム」のアイコンをクリックしたあとに、画面右下の赤枠の部分「チームに参加またはチームを作成」をクリックします。 あとは画面にしたがって、数ステップ進めれば完了です。 共同作業の目的に応じて、チームを複数作成することができます。 共同作業のメンバーを集める！ まずは画面左下の「ユーザーを招待」をクリックします。 画面が切り替わったら、招待方法を選択して設定をします。 Microsoft Teams では3種類の招待方法があるので、やりやすい方法で招待できますね。 遠隔地にいるメンバーでも、メールアドレスさえわかれば簡単に招待できます。 チーム内に「チャネル」をつくる によれば、チャネルとはチーム内の専用セクションです。 チームという場所では広すぎる場合などで、より細かく分けた場所をチャネルと呼んでいます。 例えば、チームで進めている複数の業務を個別に、それぞれチャネル化していきます。 チームのメンバーは、チームのどのチャネルにも参加できます。 「チャネル」を新規作成するのは簡単で、以下の図のように追加ボタンをクリックして、必要事項を記入するだけです。 コミュニケーションをする（テキストチャット編） まずはチャネル画面の上部にある「会話」タブをクリックします。 次に下図の（1）の赤枠の部分にメッセージを入力し、（2）の送信ボタンをクリックします。 するとすぐに（3）のように、メッセージが表示されメンバーに共有されます。 コミュニケーションをする（ビデオ通話編） チャット画面の右上にある「ビデオ通話」のアイコンをクリックすれば、メンバーとすぐにビデオ通話を開始できます。 もちろん、事前にカメラやマイクを準備しておきましょう。 こちらの機能には、PCのデスクトップ画面をメンバーと共有するメニューがあります。 重要な情報や不具合状況をデスクトップ画面そのままの状態で伝えることができます。 便利なメンション機能 Microsoft Teamsでも、もちろんメンション機能が使えます。 Twitterなどでも使われている、「 ユーザー名」と相手を指定して、メッセージを送る方法ですね。 Microsoft Teamsの場合も、 のあとにユーザー名の一部を入力すれば、相手先の候補が表示されます。 あとは選択してから、メッセージ内容を加えて送信するだけです。 Microsoft Teamsで期待できる効果 共同作業を効率的に進めるためには、企業内ばかりではなく社外の担当者と同じようにコミュニケーションをしていくことが、何より重要と考えます。 このコミュニケーション自体は、その場での確認だけで終わることもあります。 それでも多くの場合、議事録のように履歴として振り返る、大切な情報資産であることは間違いありません。 Microsoft Teamsをはじめとしたツールはこのための手段ですが、導入時に必要なコスト（金銭や手間ひま）が必要です。 繰り返しになりますが、他のツールと Microsoft Teams の最大違いは、Microsoft Office 関連のアプリで作成した、膨大な過去の情報資産を最大限に利用できることと考えます。 また Microsoft Teams は、豊富な Microsoft Office 関連のアプリを自在に組み合わせて利用できるのです。 何より、離れた場所にいるユーザーをつなぐために、Microsoftの強固なセキュリティが施され、安心して利用できます。 まとめ 共同作業のチームのメンバーは、必ずしも同じ企業の社員で、ずっと同じ場所にいるわけでもなく動いています。 このことは政府が推進している「働き方改革」と関連して、実際にリモートワークを進める解決方法として、ますます重要になってきています。 ぜひ、チームの目的に合うコミュニケーション手段を使いこなし、共同作業を円滑に進めていただきたいと願うばかりです。

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ここだけは押さえたいテレワークのやり方と必要なもの【実践】 ｜ marumarublog

業務指示がしにくい• 成果物等の報告・確認• 気持ちやモチベーションの察知• 上司・部下間の教育・サポート• 本来高等で済む簡単な連絡• 多人数でのミーティング• 緊急時やトラブル時の対応 テレワークや在宅勤務の問題点 これらを踏まえて、テレワークで結果を出すために弊害となっている課題について洗い出してみます。 仕事の集中力と緊張感を維持するのが大変 在宅勤務の状態で仕事のモチベーションを維持するには 厳しい自己管理が問われます。 ですが、普段何気なくテレビを見たり、スマホをいじっているプライベートな空間の中で、仕事モードにスイッチを切り替えるのは容易ではありません。 自宅に書斎や自分の部屋がない人も多く、実際に自分だけの部屋を持つ人は3分の1程度だそうです。 当然、 在宅であっても仕事の成果は普段同様に求められるわけですが、最初は張り切って仕事が出来ても、1週間も続けば同僚や先輩もいない中で緊張感を維持するのは大変になりますね。 他の社員とコミュニケーションが取りづらい テレワークの状態で社員同士が円滑にコミュニケーションを行うには、メールや電話だけでは限界があります。 社員同士のストレスの無い連携のために、 スカイプやzoomのようなWEB会議ができるツールや、手軽に会話が可能な仕事用のチャットツールが必要になりますね。 リモート会議がスムーズに進まないストレス 企業では、テレワーク導入を試みるも、 スムーズなリモート会議が行えないことがテレワークに限界を感じる原因になっているケースもあるようです。 これまでWEB会議ツールを使い慣れていないため、通信環境が悪く音声が途切れる等のトラブルで予定時間に会議が開始できないといった問題をよく耳にします。 実際に試された方も一度は経験されたことと思います。 出勤せずとも適切な連携ができるように、 未然にトラブル防止のためにテレワーク中の通信環境の整備を進め、使いやすいWEB会議システムを導入していきましょう！ 在宅勤務やテレワークでできる仕事が限られている 機械の操作や工場での業務など物を作るような仕事はテレワークでこなすことは難しいかもしれません… 基本的に電子化できないモノのやり取りが必要な仕事はネットで繋がっているだけでは厳しいですね。 テレワークの導入を検討してみたものの、 実際はテレワークできる仕事が少なかったという声も多くありました。 普段は環境が整っている中で仕事をしているので、何気ない業務も在宅勤務の場合は意外なところでつまずくポイントがあるかもしれません。 まずは業務の整理をし、資料や日報の作成など場所を選ばずにできる事務仕事からテレワークを始めてみましょう。 特に働く環境を一任されているテレワークでは尚更、 「どんな計画でどう行動して、結果がどうだったのか？そして、次はどうするのか？」 という常に目標を意識した仕事の報告を具体的に出来る人ほど、結果に繋げることができます。 まずはテレワークでもPDCAサイクルに沿った仕事と報告を心がければ問題無しですね！.

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テレワーク導入、何から着手したらいいのか？ 中小企業の嘆きを解消する方法

テレワークとは テレワークは「在宅勤務、通勤が不要」という考え方が多いようですが、テレワークを導入したからといって、在宅勤務になるわけではありません。 総務省によるテレワークの定義とは、 「ICT（情報通信技術）を活用して場所や時間の制約を受けずに仕事をする」ことです。 よって在宅でなくとも、サテライトオフィスなど働き手がオフィス以外の離れた場所で働くことをテレワークと言います。 従来の働き方は「みんなが同じ時間に同じ場所で仕事をする」ことでしたが、情報通信技術の発展によりテレワークという働き方が可能となりました。 なお、「テレ＝離れたところ」「ワーク＝働く」を組み合わせてテレワークと言います。 テレワーク導入のメリット 以下、テレワークを導入することで得られるメリットを4つ解説します。 企業ブランドの向上 テレワークは社員にとってとても魅力的な働き方です。 オフィスまでの通勤の大変さや時間や場所の制約を受ける働き方は、働き手がネガティブなことと捉える傾向にあります。 テレワークを導入していることで、企業の情報通信技術の強みや、柔軟な働き方を推進しているという企業ブランドが印象づけられるでしょう。 「この企業は先進的だな」、「社員を大切にしているな」といったイメージはポジティブな企業ブランドとして受け入れられるのではないでしょうか。 採用強化、人材確保につながる 採用、人材確保は多くの企業にとって大きな問題です。 せっかく採用コストをかけて社員を雇用してもすぐに離職してしまう。 優秀な人材が見つからないことは多くの企業様の悩みではないでしょうか。 テレワークは社員にとって魅力的な働き方のため、テレワークを取り入れれば企業ブランドの向上にもつながります。 つまりテレワークを導入することで、採用において他社と差別化できると言えます。 またテレワーク自体が人気の働き方のため、採用において重要な「門戸を広く、自社をアピールする」ことにつながります。 テレワークは働き手に強くアピールできる働き方なのです。 社員の自立を促す テレワークは離れた場所で勤務をするため、社員が自立的に仕事をこなさないといけません。 テレワークの導入をためらう企業様は「社員ひとりひとりに目が行き届かなくなる」と思われることも多いようです。 ですがテレワークでは離れた場所で仕事をしていることから、 社員を結果で客観的に評価して正当な評価を与えられるので、上司や管理者は本来の管理業務に専念できるでしょう。 人間関係の悩みが小さくなる社員の個性は十人十色。 社員同士のコミュニケーションに摩擦が生じることは珍しくありません。 テレワークは離れた場所で仕事をすることから、人間関係の摩擦による悩みやパワハラ、セクハラ問題が起こりにくい働き方と言えます。 人間関係の悩みでのメンタルやパフォーマンスの低下は、企業の業績に直結します。 社員を人間関係の悩みから解放することも、テレワークのメリットです。 資料の電子化が促進される テレワークは情報通信技術を使った働き方のため、いわゆる「紙」よりPDFやWord、Excelなどの電子ファイルを使う機会が増えます。 無駄なプリントも避けられるため、ペーパーレス環境の構築にも寄与します。 以上、テレワークのメリットを解説しました。 では事業規模別ではどのようなメリットが考えられるでしょうか。 企業様の現在、そして未来の事業規模と照らし合わせてみてください。 事業規模別テレワーク導入のメリット 事業規模を4つに分けて、テレワーク導入のメリットを解説します。 従業員数〜5名の企業がテレワークを導入するメリット 数名程度の事業規模であれば、テレワーク導入のメリットはとても多いです。 メッセージやテレビ会議などに必要なコミュニケーションツールは、安価な製品で済みますし、なによりオフィス維持のための固定費がかからないことがメリットです。 また仕事の進捗、「報連相」などもコミュニケーションツールを使えば十分共有できるレベルと言えます。 従業員数5名〜50名の企業がテレワークを導入するメリット 一部業務ではオフィスが必要になるケースが考えられるものの、 完全なテレワークを目指せる事業規模です。 コミュニケーションツールは安価なもので済みますし、会議はテレビ会議システムで十分、事足ります。 従業員数50〜300名の企業がテレワークを導入するメリット 事業規模が大きくなると、完全テレワークは難しくなるでしょう。 しかし50〜300名規模であれば、一部社員のためにフリーアドレスの小規模オフィスを設ければ十分なため、 固定費や交通費などのコスト削減につながります。 従業員数300名以上の企業がテレワークを導入するメリット 300名を超えてくると、オフィス代や交通費、電気水道ガスなどのコスト削減効果が大きくなります。 テレワークを導入することで、 削れる固定費をどんどん削ることができます。 またペーパーレス化など、大きな企業ほど悩みがちな問題も解決に向かいます。 さて、テレワーク導入のメリットを解説しましたが、テレワークにはデメリットもあります。 デメリットを超えるメリットがあると考えられますが、テレワーク導入にあたっては、デメリットを理解しておくことも重要です。 テレワーク導入のデメリット テレワークのデメリットを4つ解説します。 セキュリティの懸念が増える ビジネスにICTを導入する以上、セキュリティ対策は欠かせません。 VPN（仮想ネットワーク）や業務専用PCなどを用意することで、で きる限りセキュリティ対策を取ることが重要です。 人事評価が難しくなるケースもある 評価を下す上司や管理者にとって、実際に仕事をしている姿を見られないことは、社員を評価しづらいと感じるケースもあります。 テレワーク導入にあたっては、 評価制度の見直し、例えば結果にコミットした評価制度にする必要があるかも知れません。 ICT導入費用がかかる 特に事業規模が大きくなると、ICT導入費用がかかりがちです。 コミュニケーションツールやテレビ会議システムの整備、サテライトオフィスの設置といった導入費用がかかります。 しかしビジネスにICTを導入するための補助金があります。 また 中長期的視点で見たコスト削減効果は、テレワークの方が勝ることは少なくありません。 意思決定プロセスの維持が難しい テレワークはコミュニケーションがおろそかになってしまうと考える上司、管理者の方が少なくありません。 その原因のひとつが意思決定プロセスの維持で、社員の「報連相」や問題の共有などが難しいと思われがちです。 しかしテレワークでは問題や業務の進捗、現状を毎日正確に伝えることが社員に求められるため、テレワークをうまく使いこなすことで社員が自律的に働くようになり、結果的に意思決定プロセスがスムーズになることも考えられます。 テレワーク導入のコツ テレワークをスムーズに導入し、維持するためのコツを解説します。 資料の電子化（ペーパーレス化） テレワークはICTを活用した働き方のため、紙の資料より電子資料（PDFやWord、Excelファイルなど）が役立ちます。 むしろ資料を電子化することからテレワークが始まるといっても過言ではありません。 資料の電子化のためには「電子資料に慣れる」「社員がITスキルを身に付けている」ことが大切です。 社員のITリテラシー強化 テレワークはICTを使った働き方のため、社員にはITスキルやリテラシーが求められます。 ITスキルやリテラシーといっても、一般社員に高度な技術はあまり求められません。 パソコンを使う知識と情報漏えいなどを防ぐためのセキュリティポリシーを遵守させるだけで十分です。 また、テレワークを維持するための情報システム部門や担当者がいると理想的でしょう。 ワークフローのシステム化 決済や経理処理などのワークフローをシステム化することで、テレワークの恩恵を多く受けられます。 紙の決済資料の撤廃や領収書などの電子化により、テレワーク導入がスムーズになりますし、業務効率の向上、コスト削減が見込めます。 クラウドを活用する テレワーク導入のために、システムインフラ（専用ファイルサーバーやデータベースなど）を整えることは、多くの企業様にとって負担が大きいと考えられます。 現在主流のクラウドを活用することで、比較的安価かつ安全なテレワーク環境を整えることが可能です。 クラウドにはテレワークに必要なネットワーク、ファイルサーバー、データベースなどがそろえられています。 導入・運用コストを考えると、自前で環境を整備するよりもクラウドを活用することが勝るケースは少なくありません。 テレワークで効率化を図ろう ビジネスを効率化し、さらに加速するためのテレワーク。 検討に値する働き方だと考えられます。 自社の企業規模にあったテレワークの導入を今一度考えてみましょう。

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