エクセルの並び替えのSMALL,LARGE関数を使う方法と使わない方法
スポンサーリンク いつ見ても入力方法が分かるように 「」までの操作で、はがき・ラベルの宛名印刷や、文書への差し込み印刷にも活用できる住所録として、完成はしていますが、しばらく時が経つと、入力方法を忘れてしまうかも。 そこで、各セルを選択すると、入力のポイントなどがメッセージとして表示されるようにしていきます。 この章では、作業を手早く行うために、を使って範囲選択します。 で列の非表示や再表示で使ったと選択時のマウスポインタの形が同じですが、「」と「」では、選択できる箇所が異なります。 テーブルの選択が苦手な方は、まずは「」をご覧ください。 それでは、入力のポイントなどがメッセージとして表示されるよう、設定に入っていきます。 まずは「No」の欄から。 データが入力されているセルだけを手早く選択するため、「No」列の 見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような 黒い矢印に変わったらクリックすると、 「No」列のデータ部分のみを範囲選択することができました。 この方法は、テーブル列のデータ部分だけを選択する方法なので、「No」列のデータ部分だけが選択され、「No」という項目名のセル（今回の例ではA1番地）は選択されていないことが分かります。 この時、もし「No」列のデータ部分のみが選択されるのではなく、同じ列のテーブル外のセルも選択されている場合には、「」ではなく、「」の操作をしています。 これ以上操作を続けても失敗するだけなので、まずは焦らず「」をご覧ください。 「」で、「No」列のデータ部分のみを範囲選択したら、 ［データ］タブ、［データツール］グループの［］ボタンをクリックします。 もし、［データの入力規則］ボタンをクリックして、このメッセージが表示されてしまったら、。 ［キャンセル］ボタンをクリックして、もう一度操作してください。 話がそれたので本題に戻ります。 先程の［データの入力規則］ボタンをクリックすると、 このようなダイアログボックスが表示されます。 ［入力時メッセージ］タブの［タイトル］欄と［メッセージ］欄に、好みのメッセージを入力します。 ［タイトル］欄には、ポイントを手短に入力した方が、メッセージとしては分かりやすくなります。 今回は図のように入力しました。 ［OK］ボタンをクリックします。 この設定をした、いずれかのセルが選択されると、このようにメッセージが表示されます。 ［タイトル］欄に設定したメッセージが太字で表示されるので、ポイントとなる言葉を手短に入力して、伝わりやすくしたわけです。 続いて「氏名」の欄。 先ほどの操作を、「氏名」の欄でも繰り返して、設定します。 データが入力されているセルだけを手早く選択するため、「氏名」列の 見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような 黒い矢印に変わったらクリックすると、 「氏名」列のデータ部分のみを範囲選択することができました。 この方法は、テーブル列のデータ部分だけを選択する方法なので、「氏名」列のデータ部分だけが選択され、「氏名」という項目名のセル（今回の例ではB1番地）は選択されていないことが分かります。 この時、もし「氏名」列のデータ部分のみが選択されるのではなく、同じ列のテーブル外のセルも選択されている場合には、「」ではなく、「」の操作をしています。 これ以上操作を続けても失敗するだけなので、まずは焦らず「」をご覧ください。 「」で、「氏名」列のデータ部分のみを範囲選択したら、 ［データ］タブ、［データツール］グループの［］ボタンをクリックします。 ［入力時メッセージ］タブの［タイトル］欄と［メッセージ］欄に、好みのメッセージを入力します。 今回は図のように入力しました。 ［OK］ボタンをクリックします。 この設定をしたいずれかのセルが選択されると、メッセージが表示されるように設定できました！ 同様にして、「フリガナ」欄にはこのような設定をします。 もちろん、［タイトル］［メッセージ］はお好みで変えてください。 「姓」と「名」欄は、同じメッセージを表示させることにします。 メッセージが同じでいい場合には、一緒に選択してしまって構いません。 まずは「姓」列の 見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような 黒い矢印に変わったらクリックして、「姓」列のデータ部分のみを範囲選択します。 続いて、「名」列の 見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような 黒い矢印に変わったら、 ［Shift］キーを押したままクリックすると、 最初に選択した「姓」列から、たった今クリックした「名」列までのデータ部分のみを、一気に範囲選択することができました！ を、テーブル内の列の選択に応用したわけです。 そして、メッセージの中身は、「姓」と「名」をで生成した場合には、このような設定で、 「姓」と「名」を生成した場合には、このような設定にすると分かりやすいと思います。 「郵便番号」欄にはこのような設定をしました。 「住所 A」欄にはこのような設定をしました。 「住所 B」欄にはこのような設定をしました。 「住所 1」欄にはこのような設定をしました。 「住所 2」欄には、このような設定をしました。 「電話番号」欄にはこのような設定をしました。 連名ありの住所録を作成している場合には、「連名」欄と「連名敬称」欄にも、入力時メッセージを設定します。 「連名」欄にはこのような設定をしました。 「連名敬称」欄にはこのような設定をしました。 スポンサーリンク 「見るだけ」「印刷するだけ」の時に不要な列を非表示に 住所録データの追加・修正が頻発しない方は、住所録を「見るだけ」「印刷するだけ」の方が多いと思うので、「見るだけ」「印刷するだけ」の時に「姓」「名」「住所 1」の列を非表示にして、住所録を見やすくしておきます。 連名 ありの住所録を作成している場合は、「連名敬称」の列も合わせて非表示にします。 但し、「姓」「名」をで生成した方は、「姓」「名」の列を非表示にすると、入力済みの「氏名」を修正したり、新しい人のデータを追加した後、この「姓」「名」にも操作を加えることを忘れてしまったりするので、忘れてしまう自信がある方は、「姓」「名」の列は表示したまま、「住所 1」の列だけを非表示にするといいと思います。 （「姓」と「名」を生成した方は、この欄は今後手動で操作する必要は無いので、迷わず「姓」「名」の列を非表示にしてOKです。 ） というわけで、まずは非表示にしたいします。 今回の選択は、。 先ほどまでのではないので注意です。 まずは「姓」「名」の列を選択します。 （「姓」と「名」の列を非表示にしないことにした方は、この列は選択しなくてOKです。 ） そして更に「住所1」の列を合わせて選択します。 複数箇所の列を、一緒に選択する方法が分からない方は「」をご覧ください。 連名ありの住所録を作成している場合には、「連名敬称」の列も合わせて選択します。 複数箇所の列を、一緒に選択する方法が分からない方は「」をご覧ください。 選択したいずれかの列の、 列番号のところで右クリックします。 右クリックするのは 列番号のところ。 セルのところで右クリックしてしまうと、列の操作のためのメニューが表示されないので注意です。 右クリックで表示されたメニューで［非表示］をクリックすると、 選択したにすることができました。 この時、選択していない列まで消えたように感じた方が、中にはいらっしゃるかもしれません。 それは、しているから。 ウィンドウ枠の固定でB列までが常に表示されるようにしている状態で、右側を見るために右にスクロールしていると、B列と後方列との間の、中間の列がそのスクロールで見えなくなっているため、消えたように感じただけです。 左側にスクロールしていけば、見えなくなっていた列を確認することができます。 スポンサーリンク 印刷の設定 この住所録は横に長いので、表の横幅が用紙をまたいで印刷されないように、設定が必要です。 また、件数が多くて複数ページの印刷となった場合のために、項目行である1行目が全ページに印刷されるように、そして、ページ数も印刷されるように設定していきましょう！ ［ページレイアウト］タブ、［ページ設定］グループの、ダイアログボックス起動ツールをクリックします。 図のような、超小っちゃいボタンです。 表示されたダイアログボックスで、まずは［ページ］タブから設定していくことにしましょう。 今回はA4用紙に印刷することにしたいので、［用紙サイズ］で［A4］を選択します。 また、この住所録は横に長いので、用紙も横に使って印刷すべく、［印刷の向き］で［横］を選択します。 同じく［ページ］タブで設定を続けます。 この住所録は、かなり横に長いので、A4用紙を横に使ったとしても、横幅が収まりきらないです。 そこで、縮小して印刷されるようにしたいわけですが、どれ位の縮小率にすればいいかなんて、自分で考えるのは大変なので、縮小率はExcelさんにお任せします。 ［拡大縮小印刷］で［次のページ数に合わせて印刷］を選択し、 ［横］を「1」に設定します。 更に［縦］に予め入力されていた数字を消し、 ［縦］欄を空欄にします。 縮小印刷の設定が、どうしてこうなるか分からない方は、是非「」をご覧ください。 続いて［余白］タブで余白を設定します。 余白に設定する数字はお好みですが、今回は、横に長い住所録を縮小して印刷する設定なので、［左］と［右］の余白を少なめに設定すると、縮小が少なく済みます。 ［ヘッダー／フッター］タブで、お好みのヘッダー、フッターを設定します。 今回はフッターに、ページ数と総ページ数が表示されるように設定してみました。 ［シート］タブで、します。 ［タイトル行］欄でクリックして文字カーソルを入れたら、 図のように、1行目の 行番号をクリックして、1行目を選択します。 どのページにも1行目が印刷されるよう、設定できました。 ダイアログボックス右下の［OK］ボタンをクリックすれば、印刷の設定が完了です！ スポンサーリンク 五十音順に並び替える 住所録はやっぱり「あいうえお順」になっていた方が分かりやすい！という方は、並び替えをします。 「あいうえお順」にしたいので、［昇順］をクリックします。 「フリガナ」のボタンが変わっているので、「今現在、「フリガナ」で並べ替えをしていますよ」というお知らせになっているわけです。 入力した順に戻せるのか？ 「フリガナ」で「あいうえお順」に並べ替えた後、［］が効くうちは、入力したときの順番に戻すことができるわけですが、並べ替えた後、保存して文書を閉じちゃったりすると、当然その時の操作を戻すことができなくなるので、入力したときの順番に戻すことができなくなります。 でも、今回の改訂版の住所録には、入力した順に通し番号を振っておいたので、「No」で並べ替えることで、いつでも入力した順にすることができます。 データを探すときに使うのが［検索］欄。 そして、それ以外のデータは、無くなってしまったのではなく、隠れているだけですよ、という合図で、行番号の表示が青くなっています。 すべてのデータを表示させたくなったら、現在は「住所 A」で絞り込みが行われているわけですから、「」のマークに変わっている「住所 A」のボタンをクリックします。 現在は絞り込みが行われている状態なので、［すべて選択］の部分が四角く塗りつぶされていますが、気にせずここをクリックすると、チェックを付けることができるので、チェックを付けたら［OK］ボタンをクリックします。 今度は、氏名に「智」という文字が付く人を探してみます。 すべてのデータを表示させたくなったら、現在は「氏名」で絞り込みが行われているわけですから、「」のマークに変わっている「氏名」のボタンをクリックし、［すべて選択］にチェックを付け、［OK］ボタンをクリックします。 このデータの絞り込みの際、特に気を付けたいのが、絞り込んだデータをリセットしてから、別のキーワードで絞り込むのか、それとも、絞り込んだデータの中で、更に絞り込みを行うのか、ということ。 一旦リセットしたいのか、更に絞り込んでいくのかを意識しながら操作していくのがポイントです。 さぁ、これで管理もしやすい住所録の完成です！ この住所録は、Wordのや、、そしてにも活用できます！ たっぷり使ってあげてください！.
次の
