お詫び 状 テンプレート。 ビジネス文書ー詫び状テンプレート

FAX送付状・ビジネステンプレート ダウンロード｜STARFAXシリーズ

１．すぐに出す ２．率直な謝罪 ３．可能な限り対策 お詫び状はすぐに出す 問題の発生がわかった場合迅速に対応することが最も重要です。 問題の確認や調査もあるため、難しいことではありますが、お詫び状は問題が発覚してから2～3日以内には出すことが望ましいです。 日頃から、問題に対する対応方法を整備するとスムーズに動くことができます。 率直に謝罪する クレームに対して何でも謝罪する必要はなく、問題が起きた事実や背景、原因、責任の所在などについて調査し、自分たちに非がある部分については率直に謝罪します。 その際、問題になった経緯については正確に説明することで相手への誠意になります。 ここをごまかしたり、あいまいにしたりすると相手が納得しないばかりかさらなるトラブルに発展することもあるので注意してください。 可能な限り対策案を出す 相手が困るのは、今後も同じミスが起こるのではないかということです。 単なる謝罪だけでなく、起こしてしまった問題を再発させないためには、どういう対策をとるのかをきちんと示すことが必要です。 お詫びは直接会うことが大切 詫び状で気を付けなければならないのが、本来ならお詫びは直接会ってするべきということです。 そのため、直接の謝罪が可能な場合は、詫び状は取り急ぎ書面で出したが、後程謝罪に伺うという意思を示した方がよいでしょう。 お詫び状のフォーマット お詫び状のフォーマットは、特に決まっているわけではありません。 会社に規定のフォーマットがあればそれを使用してください。 一般的なお詫び状のフォーマットは、ビジネス文書で使用する形式の書式をそのままタイトルや本文を変更して使用すればいいでしょう。 書く項目は、提出日 作成日 、宛先 相手先の企業名＋所属＋氏名、もしくは個人名 、提出者 会社名＋所属＋氏名 、タイトル、お詫び状の内容があればいいでしょう。 それぞれの意味について説明します。 提出日 お詫び状を送付する年月日です。 宛先 お詫び状を出す相手のを指定します。 相手が企業なら、相手先の企業名＋所属＋氏名 様 相手が個人なら、相手の氏名 様 提出者 作成者 お詫び状を作成した人の会社名と所属、氏名です。 タイトル お詫び状の場合は「詫び状」だけにはせず、[不手際やミスの概要]のお詫び、や[不手際やミスの概要]の件とし詫び状であることがわかるようにします。 内容 お詫び状の内容は、文章にしてまずは誠心誠意のお詫びから、ミスや不手際が起こった原因、責任の所在を明らかにします。 また、対応策があるならば、それも明記した方が詫び状として相手に納得してもらえる可能性が高まります。 お詫び状の例文とワードテンプレート 以下では、よくある問題に対するお詫び状の例文を紹介します。 ワードのテンプレートも下部からダウンロードできるので参考にしてください。 納期遅延のお詫びの例文 不良品混入のお詫び 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。 さて、〇月〇日付で納品いたしました弊社製品「〇〇〇〇」につきまして、一部不良品が混入していたとのご連絡を頂いた件、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。 つきましては、不良品を回収し直ちに正常品とお取替えするように手配いたしました。 従来、弊社では配送前の製品チェックおよび管理には十分気を付けておりますが、今回の事態についてはどこに不手際があったのか入念に調査をしております。 今後はこのようなことがないように、細心の注意を払ってまいりますので、何卒変わらぬご愛顧を賜りますよう切にお願い申し上げます。 まずは、取り急ぎ、書中をもってお詫びとご報告を申し上げます。 〇月分請求書誤記についてのお詫び 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。 さて、〇月〇日付でお送り申し上げました請求書に誤りがありましたとのことで、誠に申し訳ございません。 すぐさま調査をいたしましたところ、ご指摘のとおり弊社のミスによるものと判明いたしました。 貴社には多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。 今後は、このようなことが二度とないようより一層の注意をはらってまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。 つきましては、訂正いたしました〇月分の請求書を同封いたしましたので、宜しくご査収ください。 なお、誤りのあった請求書は、誠にお手数ですが、破棄してくださいますようお願い致します。 まずは、取り急ぎ書中をもってお詫び申し上げます。 ご注文品誤送のお詫び 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。 早速、弊社で調査を行いましたところ、貴社のご指摘通り誤った商品をお送りしたことが判明いたしました。 弊社の不手際により貴社には多大なるご迷惑をおかけしたことを、深くお詫び申し上げます。 つきましては、ご注文通りの商品を本日〇日に至急手配してお送りいたしますので、よろしくご査収いただきたく存じます。 なお、誤送いたしました商品については、誠にお手数をおかけしますが、商品到着と引き替えに配送業者へお渡しくださいますようお願い申し上げます。 今後は、このようなことが二度とないよう、より一層の注意をはらってまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。 まずは、取り急ぎ書中をもってお詫び申し上げます。 弊社社員に対するご指摘の件 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。 〇〇には厳重に注意を与えており、当人も深く反省の意を示しておりますので、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。 二度とこのような不始末を繰り返すことがないよう、指導を徹底する所存でございますので、何卒、今後とも変わらぬお引き立てのほど、切にお願い申し上げます。 まずは、略儀ながら書中をもってお詫び申し上げます。

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お詫び状（請求書金額の誤記載）の書式テンプレート（Word・ワード）

お詫び状（請求書金額の誤記載）の書式テンプレートです。 お客様や取引先に対して謝罪の意を表す文書です。 丁寧に謝罪の意を込めましょう。 書き方の注意点• 謝罪だけではなく、原因と対策を示す文章を必ず記載しましょう。 相手に理解を求める一文、「今後は再発防止のために細心の注意を払います」などを記載しましょう。 こちらに非がある場合には、何はともあれ心から素直に謝罪します。 謝罪文書は、トラブルがわかった段階で迅速に発送しましょう。 テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。 ファイル形式はWord（ワード）です。 下記から選んでダウンロードしてご利用してください。 お詫び状（請求書金額の誤記載）01.

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推薦状の書き方とは？ シーン別のテンプレートもご紹介

お詫び状について 人を不快な気持ちにしたり、迷惑をかけたり、事業活動を滞らせたりした場合に、必ずしなければいけないのが「お詫び」です。 例えば、納品の遅れやミス、サービスの不備、事務手続きのミスなどの企業からお客様へ対するミス、また返済遅れ、借用品紛失、出席を予定していた会合への突然の欠席など個人におけるミスなど、これらには「お詫び」が必要となります。 お詫びには、謝罪や反省の意味があるものですが、 お詫びの仕方によっては逆効果になることもあります。 それだけに「お詫び」には細心の注意が必要です。 では、どうすればこちらの気持ちを伝えられるでしょう。 どんな場合も書状を書く前に、電話でもいいので、ひと言「お詫びの言葉」と「状況解決への対策」を直接伝えるようにしましょう。 その後、正式なお詫び状を書くようにすれば、こちらの誠意も伝わりやすくなります。 「落ち着いてから」とか「今度会うから」というような態度では「お詫び」の真意が伝わりません。 早めの対応を心がけましょう。 ケースバイケースで構成は変化しますが、どのような場面でも心がけておきたいポイントを列記します。 ・文頭の枕詞に「前略」は使いません。 ・サービスの不備などのクレームに対処する場合や、工事や製作などが予定していた期日に間に合わなかった場合には、まず、ご来店いただいたことや、発注していただいたことに対する感謝の言葉と、原因と大まかな期間などを真摯な姿勢でつづります。 ・突然の事故など、思いもしなかった事象へのお詫びは、はじめに謝罪をし、次に相手への気遣いを示す言葉を書きます。 そのあとで、これからの対策に対して真摯に取り組む姿勢を伝えます。 最後に「近日中に改めてお伺いして…」というように、来訪させてほしいというお願いも忘れずに書きましょう。 ・借用したものを紛失した、返済金を返せなくなったというような場合は、原因と事実を正直に書くようにしましょう。 ・書状の最後には、まずはお詫びの気持ちをお伝えしたくて、という気持ちを伝えることをお忘れなく。 お詫び状の文例 お詫び状でよく使われる文例を、状況別にリストアップしておきます。 これらの言葉を組み合わせて活用してみてください。 」 「ご不便をおかけして申し訳ありません」 「予定していた入金がなく、やむなくご返済が遅れてしまうことになりました」 【文頭・文末の枕詞】 「拝啓」、「急啓」 「取り急ぎ、ご連絡まで」 「敬具」 封筒の書き方 封筒に記載する宛名や差出人の書き方は、一般的なルールと変わりありませんが、ひとつ注意しておきたい点があります。 それは 「縦書き」にするということです。 お詫び状は改まった書状であるため、日本の伝統に従って縦書きにします。 ただし、洋封筒を使う場合は、例外的に横書きでも構いません。 ちなみに封筒は、外袋に白無地の上質紙を使い、書状が見えないように内袋がついて二重になっているものを使用するのが原則です。 書状が見えなければ厚手の白無地で代用しても構いません。 また、封は糊付けでとじます。 便箋の選び方と折り方 便箋は白無地を使います。 薄い色合いであれば罫線の入ったものでも構いません。 縦書きのほうが丁寧ですが、ビジネス上のお詫び状の場合は、横書きでも問題ありません。 では、書状の折り方について、順を追って説明します。 書き出しが、縦書きなら右上、横書きなら左上にくるように文面を表にして置く。 「拝啓」などの書き出しが上、便箋の上端が右になるように封入する。 （和服の前合わせと同じ。 封筒の表から見れば左） 縦書きのお詫び状のフォーマットと書き方 日本語では、ビジネスシーンを除いて、改まった文書は縦書きが一般的です。 改まった書状だけに失礼がないように気をつけたいところです。 テンプレートなどを利用し、失礼のないお詫び状を書きましょう。 例えば、納品後に商品に不良があった際は、営業担当の直接の謝罪とともにお詫び状が必要になります。 文面は、まず謝罪をし、次に今後の対応について明記しましょう。 最後に誠意として一筆添え、今後も取り引きさせていただきたいという旨を書きましょう。 複数社試験を受けても入社するのは1社ですので、入社する会社以外の内定を断る必要があります。 その際に使用するのが内定辞退のお詫び状です。 送るタイミングについて 内定辞退のタイミングは、可能な限り早いタイミングで行いましょう。 遅くとも2週間以内には、企業の採用担当者の手元に届くようにしましょう。 入社の手続き等で忙しい場合は、ひとまず断りの電話を入れ、改めてお詫び状を送るといいでしょう。 今後、仕事上の取引でその会社と関わることもあるかもしれません。 そういった意味でも丁寧な対応を心がけましょう。 内定辞退のお詫び状フォーマットと書き方 内定辞退のお詫び状に関しては、内定を辞退する旨と、そのことに関する謝罪の気持ちを伝えるというだけのシンプルなものでいいでしょう。 フォーマットを利用し、あまり考え込まず、早めに送付することを心がけましょう。 このタイプの書状では「クレーム内容」を、「改善するべき点への指摘」と置き換えて対応すると、前向きな姿勢を示すことができます。 そのため、お詫びと同時に感謝の言葉を伝えることも重要です。 ビジネス文書として通用するスタイルでまとめるように心がけてください。 クレーム・苦情に対するお詫び状のフォーマットと書き方 クレーム処理のお詫び状は、問題をそれ以上大きくしないためにも、慎重な構成が必要になります。 間違いや失礼のないお詫び状を作成するために、テンプレートを利用するとよいでしょう。 お詫びや反省を伝えるとともに、今後もいいお付き合いをさせていただきたいという気持ちを伝えることも大切です。

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